Les documents structurés sont des documents qui contiennent de l'information à propos de leur structure logique, sémantique et intellectuelle. Pour mieux comprendre, voici un exemple d'un document non structuré suivi du même document mais cette fois-ci structuré:

<?xml version="1.0"?>
<document>
  <p><font size="20pt"><b>Introduction</b></font></p>
  <p><i>George Washington</i> n'a jamais gouverné le
        <b>Washington</b> mais a résidé à
        <b>Washington</b>.</p>
</document>

<?xml version="1.0"?>
<document>
  <section>
    <titre>Introduction</titre>
    <p><personne>George Washington</personne> n'a jamais
          gouverné le <etat>Washington</etat> mais a résidé à
          <ville>Washington</ville>.</p>
  </section>
</document>

La différence entre ces documents est très grande. Dans le premier cas, il s'agit d'un document formaté pour une application particulière. Dans le deuxième cas, il s'agit d'une structure d'information, et c'est tout.

Supposons que nous bâtissions deux collections de documents semblables au précédent. Si nous créons les documents selon le premier modèle, nous pourrions obtenir un système d'information intéressant, mais limité. Pour voir ces limites, essayons de voir ce que l'on peut faire avec la deuxième forme:

• On peut afficher les documents en plusieurs formats

• On peut créer un index des personnes, des états, des villes

• On peut construire une table des matières automatiquement

Ces opérations sont permises parce que le deuxième document, contrairement au premier, ne contient pas d'informations sur les traitements, mais bien sur la nature des informations. Et il s'agit de l'intérêt principal des documents structurés.

La norme XML est appropriée pour définir des documents structurés pour deux raisons principales:

1. Le modèle de données est hiérarchique, ce qui est également le cas des documents textuels, hypermédias, et de bon nombre de structures de données.

2. Les documents XML peuvent être validés selon une grammaire, permettant ainsi de définir, et par le fait même limiter, les structures possibles et donc les traitements à effectuer.

En fait, il n'existe pas d'autres formats appropriés pour les documents structurés, hormis SGML qui est un surensemble d'XML. Dans le monde documentaire, les documents structurés occupent encore une petite place, mais cette place devient de plus en plus grande.