Les documents XML sont de bons candidats pour la conservation à long terme, et ce pour les raisons suivantes:

• Le format est normalisé

• Les documents sont indépendants des plates-formes ou systèmes ou logiciels

• Les informations sont autodécrites

• Les documents peuvent être lisibles à l'oeil

Ce dernier point est assez important. En effet, pour consulter et comprendre un document XML, il suffit d'avoir en sa possession un ordinateur et un simple éditeur de texte. Ce ne sont pas des documents binaires ou à codage complexe, ce sont des documents qui utilisent des balises compréhensibles par les humains, pour autant que l'on connaissance la langue des balises et le sens des mots utilisés.

Le format XML est donc la pierre angulaire de l'archivage des données électroniques, et le gouvernement français l'a récemment identifié formellement comme tel.